SIM-D

PENDAHULUAN

Perkembangan zaman yang semakin menuntut untuk maju, membuat seseorang untuk melakukan sesuatu tiindakian ataui pengamblan keputusan yang sesuai dengan keilmuan yang ada. Dalam organisasi, seseorang atau pamimpin tidak terlepas dari suatu masalah atau konflik, karenanya dalam menyelesaikan suatu masalah yang ada, perlu adanya dukungan informasi dalam pengambilan keputusan yang tepat dengan melihat kondisi masalah yang hendak diselesaikan

Keputusan adalah suatu tindakan pemilihan dimana pimpinan /manajer menentukan suatu kesimpulan tentang apa yang harus dilakukan atau tidak dilakukan dalam situasi tertentu. Keputusan ini dinyatakan dalam suatu bentuk kata-kata yang dirumuskan dalam suatu peraturan, perintah, intruksi, kebijakan dan dalam bentuk apa saja yang dikehendaki pimpinan. Keputusan ini tidak hanya dilakukan oleh manajer paling tinggi (top manage) yaitu keputusan starategis mutlak, tetapi juga para anggota lainnya seperti middle manage dan lower manage (keputusan taktis dan operasional).

Dalam pengambilan keputusan starategis, manajer/da’I yang paling tinggi (top manage) membutuhkan informasi ekstern lebih besar dari informasi intern dan ini termasuk pengambilan keputusan jangka panjang.

DUKUNGAN TERHADAP INFORMASI MANAJEMEN DAKWAH TERHADAP KEPUTUSAN STRATEGIS

Keputusan strategis adalah keputusan yang ditandai oleh ketidakpastian cukup besar dan berorientasi pada masa yang akan dating, jadi keputusan strategi sebenarnya juga merupakan suatu rencana.

Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajeman dibutuhkan informasi yang berguna dengan tipe informasi yang berbeda untuk setiap tingkatan manajemen. Manajemen tingkat bawah, tipe informasinya lebih inci dan detail karena informasi tersebut digunakan untuk pengendalian operasi, sedangkan untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, tipe informasinya semakin tersaring atau lebih ringkas.

Pembuatan keputusan dapat didefinisikan sebagai penentuan serangkaian kegiatan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Dalam kondisi kepastian (certainly) para manajer/da’I mengetahui apa yang akan terjadi diwaktu yang akan dating karena tersedianya informasi yang akurat, terpercaya, dan dapat diukur sebagi dasar keputusan.[1]

Menurut Herbert A. Simon, proses pengambilan keputusan melalui langkah-langkah sebagi berikut:[2]

1. Intelligence (penelusuran)
2. Design (desain)
3. Choice (pemilihan)

Ada tiga tahapan atau langkah-langkah pengambilan keputusan dalam hubungannya dengan system informasi manajemen, yaitu:[3]



1. Intelligence (pemahaman)


Proses penyelidikan mengandung pemeriksaan data baik dengan cara yang telah ditentukan maupun dengan cara khusus. SIM harus memberikan dua cara tersebut, system informas harus meneliti semua data dan mengajukan permintaan untuk diuji mengenai situasi yang jelas menuntut perhatian, baik SIM maupun organisasi harus menyediakan saluran komunikasi untuk masalah yang diketahui dengan jelas agar disampaikan kepada organisasi tingkat atas sehingga masalah tersebut dapat ditangani.


2. Design (desain)


SIM harus mengandung model keputusan untuk mengolah data dan memprakarsai pemecahan alternative, model harus membantu menganalisi alternative.


3. Choice (pemilihan)


SIM menjadi paling efektif apabila hasil perancangan disajikan dalam bentuk yang mendorong pengambilan keputusan apabila telah dilakukan pemilihan, peranan SIM berubah menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dan penilaian kemudian.



[1] Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen hal 59

[2] Soegito Sudrajat: Sistem Informasi Manajemen : Hal 6.10

[3] Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen hal 59


A. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Dakwah

System Informasi Manajemen Dakwah menurut Robert G. Mudrick dan Joel E. Ross dalam bukunya adalah proses komunikasi dimana informasi masukan (input) direkam, disimpan dan diproses untuk menghasilkan output yang berupa keputusan tentang perencanaan, pengoprasian, dan pengawasan.

Menurut Drs. Soetodjo Moeljodiharjo dalam bukunya “management information system” mendefinisikan SIM adalah suatu metode untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu bagi manajmen tentang lingkungan luar organisasi dan kegiatan operasi didalam organisasi dengan tujuan untuk menunjang proses pengambilan keputusan serta memperbaiki proses perencanaan dan pengawasan.

Drs. Komaruddin dalam bukunmya “ensiklopedi manajemen” mendefinisikan SIM adalah suatu pendekatan yang terorganisir dan terencana untuk memberi eksekutif bantuan informasi yang tepat dan dapat memberikan kemudahan bagi proses manajemen.

Sistem informasi manajemen dakwah adalah suatu proses pendekatan yang terorganisir dan terencana untuk memberikan informasi yang tepat dan jelas serta dapat memberikan kemudahan dalam proses manajemen dakwah.

B. Evolusi Konsep dan Komputerisasi Sistem Informasi Manajemen

a. Evolusi Perkembangan Konsep SIM
Gagasan sebuah system informasi untuk mendukung manajemen dan pengambilan keputusan telah ada sebelum dipakainya computer, yang memperluas kemampuan keorganisasian untuk menerapkan system semacam itu.

Ada empat bidang pokok konsep dan pengembangan system yang sangat penting dalam melacak asal mula konsep SIM :
1. Perukunan Manajerial
2. Ilmu Pengetahuan
3. Teori Manajemen
4. Pengolahan Komputer

System pelaporan untuk organisasi yang dikembangkan oleh perukunan manajerial pada umumnya mencerminkan gagasan perukunan tanggung jawab (Responsibility Accounting) dan perukunan mampulaba (Profitibility Accounting). Dalam ancang-ancang ini setiap manajer menerima laporan dalam lingkup tanggung jawabnya. Laporan-laporan dari tingkat bawah digabung untuk memberi ikhtisar laporan tingkat manajemen berikutnya, dan seterusnya.

Ilmu pengetahuan manajemen adalah sebuah perkembangan penting dalam system informasi manajemen yang berdasarkan computer karena ilmu pengetahuan manajemen telah mengembangkan prosedur-prosedur untuk analisis dan pemecahan berdasarkan computer dalam banyak jenis persoalan keputusan.

Dalam memahami evolusi konsep SIM, perkembangan terakhir dalam teori manajemen cukup pesat. Bila dalam ilmu pengetahuan manajemen perkembangannya menekan optimisasi sebagai tujuan, maka teori manajemen menekankan pemuasan (yaitu mencapai pemecahan yang memuaskan) dan mempertimbangkan keterbatasan manusia dalam mencari pemecahan.

b. Komputerisasi Sistem Informasi Manajemen
Istilah komputer atau dalam bahasa inggris “computer” bersumber dari kata “computere” yang secara harfiyah berarti menghitung atau memperhitungkan.


Berdasarkan sejarah computer, manusia pertama yang menciptakan computer adalah Charles Babbage, seorang ahli metematika berkebangsaan inggris, ketika pada tahun 1833 menampilkan mesin computer yang dinamakan “General Purpose Digital Computer”.

Sejak Charles Babbage meninggal pada tahun 1871 tidak terdapat kemajuan yang berarti dalam hal computer ini. Baru pada tahun 1937 Prof. Howard Aiken dari University Harvard mencoba membangun mesin “Automatic Calculating” dan selesai tahun 1944 dengan diberi nama Mark 1.

Generasi pertama pada tahun 1945 sampai 1959 tampilannya mesin computer yang diberi nama ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Calculator) yang merupakan “General Purpose Computer” atau computer untuk segala tujuan, yang keseluruhan dijalankan secara elektronik.

Generasi ke Dua pada tahun 1959 sampai 1965. kemajuan yang dapat dicatat dalam perkembangan computer generasi ke dua ini adalah diciptakannya oleh control data corporation (CDC) yaitu sebuah mesin computer dengan model 6600 super computer yang dapat menyelesaikan tiga juta operasi per tiga detik. Berikutnya model 7600 dengan bentuk yang lebih besar yang bias melaksanakan dua puluh lima juta per detik.

Generasi ketiga dari tahun 1965 sampai sekarang ini penggunaan elektronik yang baru ini menyebabkan timbul keuntungan baru bagi para pemakai dalam hal kapasitasnya, fasilitas programnya semakin lengkap, kemampuannya dalam programming dan processing secara ganda dalam waktu yang sama. Dalam hal jumlah tenaga manusia lebih sedikit, tidak terbatasnya instruksi-instruksi dan kecepatannya luar biasa.



C. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen

Jika seseorang ingin melihat system informasi suatu organisasi, maka akan ditunjukan komponen fisiknya. Suatu pertanyaan mengenai apa saja yang dikerjakan komponen fisik bias dijawab dengan fungsi pengolahan atau bias juga dengan keluaran system.

Berikut ini komponen fisik system informasi manajemen, yaitu :

1. Hardware/Perangkat Keras
Perangkat keras bagi suatu system informasi terdiri atas computer (pusat pengolahan, unit masukan/keluaran, unit penyimpanan file, dan lain sebagainya), peralatan penyimpanan data, dan terminal masukan/keluaran.

2. Software/Perangkat lunak
Computer hanya merespon kepada bahasa mesin. Ada tiga jenis dasar software system, yaitu :
a. System perangkat lunak umum, seperti system pengoperasian dan system manajemen data yang memungkinkan pengoprasian system computer.
b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.
c. Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.

Fungsi system operasi ada enam fungsi dasar yang dapat dijadikan oleh system operasi.
a. Menjadwal pekerjaan
b. Mengelola sumber hardware dan software system
c. Memberikan keamanan
d. Memungkinkan beberapa pemakai untuk menggunakan computer secara bersama-sama
e. Melakukan input
f. Memelihara record penggunaan

3. Data base
File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti disket, hard disk, magnetic tipe, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas mikro film, dan sebagainya. Data base adalah kumpulan data computer terpadu yang tersusun dan disimpan dalam suatu cara sehingga ia mudah dipanggil.

Pada sebuah system pengolahan informasi, data base terdiri dari semua data yang dapat dijangkau oleh system. Pada system informasi manajemen berdasarkan computer, istilah data base biasanya dipakai khusus untuk data yang dapat dijangkau secara langsung oleh computer. Manajemen sebuah data base adalah sebuah system perangkat lunak computer yang disebut sebagai sebuah system manajemen data base.

Aktivitas manajemen data mencakup :
a. Pengumpulan data d. Pengamanan
b. Verifikasi e. Pengorganisasian
c. Penyimpanan f. Pemanggilan

4. Prosedur
Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Strategi atau metode perencanaan strategis, perumusan sasaran dan rencana strategis.
Ada tiga jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu :
a. Instruksi untuk pemakai
b. Instruksi untuk penyimpanan masuk
c. Instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat computer

5. Personil
Manusia sebagai pengolah informasi, kemampuan manusia sebagai pengolah menentukan keterbatasan dalam system informasi dan mengesankan dasar-dasar rancangan mereka. Sebuah model sederhana mengenai manusia sebagai pengolah informasi terdiri dari indra penerima (mata, telinga, hidung, dsb) yang menerima isyarat dan meneruskannya kepada unit pengolahan (otak dengan penyimpanan). Hasil olahan adalah respon atau tanggapan keluaran (secara fisik, ucapan, tulisan, dsb)

D. Konsep Informasi dan Konsep Sistem

a. Konsep Informasi
Informasi adalah sebuah istilah yang tidak tepat dalam pemakaiannya secara umum. Informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikas, dan lain sebagainya. Informasi ibarat darah yang mengalir dalam tubuh suatu organisasi sehingga informasi ini sangat pentingdidalam suatu organisasi. Suatu system yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil, dan akhirnya mati.

System informasi manajmen berhubungan dengan informasi, tetapi apakah informasi itu ? informasi adalah data-data yang telah diklasifikasi atau diolah atau di interpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.



Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan atau menguraikan ketidakpastian pemakaian informasi. Informasi yang disampaikan kepada pemakai mungkin merupakan hasil data yang dimasukan kedalam dan pengolahan suatu model keputusan. Akan tetapi, dalam kebanyakan pengmbilan keputusan yang kompleks, informasi hanya dapat menambah kemungkinan kepastian atau mengurangi bermacam-macam.

Suatu informasi harus memenuhi persyaratan sebagaimana yang dibutuhkan oleh seorang manajer dalam rangka pengambilan keputusan yang harus segera dilakukan. Berdasarkan persyaratan itu informasi didalam manajemen diklasifikasikan sebagai berikut :
Ø Informasi yang Tepat Waktu
Sebuah informasi yang tiba pada sat manajer sebelum keputusan diambil.
Ø Informasi yang Relevan
Sebuah informasi yang disampaikan oleh manajer kepada bawahannya harus relevan, yakni ada kaitannya dengan keputusan pihak penerima sehingga informasi tersebut akan mendapat perhatian.
Ø Informasi yang Bernilai
Yang dimaksud bernilai adalah yang berharga untuk suatu pengambilan keputusan
Ø Informasi yang Dapat Dipercaya
Suatu informasi yang harus dapat dipercaya (realible)dalam manajemen karena hal ini sangat penting menyangkut citra organisasi manajemen digiatkan atau lebih lebih perusahaan yang dalam kegiatan untung-rugi.

Setiap tahapan manajemen memerlukan informasi yang berbeda yang pada gilirannyadapat berbeda pula dalam teknik atau cara penyampainya.
1. informasi untuk perencanaan (planning)
2. informasi untuk penggerak (Actuating)
3. informasi untuk pengawasan (controlling)

b. Konsep system
Ketika kata system digunakan dalam hubungannya dengan operasi lembaga keagamaan/dakwah, maka akan mengacu pada kelompok elemen yang dipadukan untuk tujuan bersama dalam mencapai beberapa tujuan system dapat tercapai.

Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya “Management Development” yang mengatakan bahwa system terdiri dari bagian-bagian yang bersama-sama beroperasi untuk mencapai beberapa tujuan.

Dengan kata lain suatu system bukanlah merupakan suatu perangkat unsur-unsur yang dirakait secara sembarangan, tetapi terdiri dari unsur-unsur yang dapat di indentifikasikan sebagai kebersamaan yang menyatu disebabkan tujuan atau sasaran yang sama.

MODEL UMUM SISTEM
Model umum system adalah input, processor, dan output. Ini sudah tentu merupakan sebuah system yang sangat sederhana, sebab sebuah system dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.
Model Sederhana Sistem
OUTPUT
INPUT
SISTEM


Dari definisi tentang pengertian system ada pertanyaan :
“Untuk apa system diciptakan ?” setiap system diciptakan atau dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi.

JENIS-JENIS SISTEM
Dalam teori sistem yang dapat dijumpai bukan satu atau pun dua melainkan lbeh dari puluhan jenis system yang diketengahkan oleh ilmuan, namun yang erat kaitannya dengan system informasi nampaknya adalah yang ditampilkan oleh Gordon. B. Davis.

Penjenisan system menurut Davis adalah sebagai berikut :
1. System Abstrak dan System Fisik
2. System Deterministic dan Sistem Probabilistik
3. Sisten Tertutup dan Sistem Terbuka.
E. Urgensi Sim Bagi Decision Maker (Da’i/Manager)

Sebelum membahas langkah-langkah pokok dalam pengambilan keputusan, alangkah baiknya kita mengulag pengertian keputusan itu sendiri, yang mana keputusan adalah suatu tindakan pemilihan dimana pimpinan menentukan suatu kesimpulan tentang apa yang harus dilakukan atau tidak dilakukan dalam situasi yang tertentu. Keputusan ini dinyatakan dalam suatu bentuk kata-kata yang dirumuskan dalam suatu peraturan, perintah, instruksi, kebijakan dan dalam bentuk apa saja yang dikehendaki pimpinan (Da’I atau Manager).

a. Langkah-Langkah Pengambilan Keputusan
Menurut W.H. Newman dalm pengambilan keputusan ini menyangkut 4 langkah pokok, yaitu :
- Menentukan diagnosadari masalah yang sebenarnya
- Rencanakan alternatif-alternatif yang ada
- Memproyeksikan frekuensi dari pada berbagai alternative setelah masalahnya diadakan diagnosadan ditentukan adanya beberapa alternative pemecahan yang telah diketahui.
- Membuat pilihan

b. Macam-Macam Keputusan dan Basis Pengambilan Keputusan
v Macam-macam Keputusan
o Keputusan auto generated (keputusan ini diambil sangat cepat dan kurang memperhatikan atu mempertimbangkan data, informasi, fakta dan lapngan keputusan)
o Keputusan induced (keputusan yang diambil berdasarkan manajemen ilmiah, sehingga keputusan ini logis, ideal, rasional untuk dilaksanakan dan resikonya relative kecil, Cuma proses keputusanya lebih lambat)



v Basis Pengambilan Keputusan
Basis pengmbilan keputusan bagi seorng da’I/Manager biasanya didasarkan atas :
1. Keyakinan
2. Intuisi (suara hati)
3. Fakta-fakta yang telah ada
4. Pengalaman
5. Kekuasaan yang ia miliki

c. Ciri-ciri keputusan
Ciri-ciri keputusan dapt diukur dalam :
1. Proses keputusan
2. Konsep ikatan
3. penilaian (evaluation)
4. Perilaku dengan maksu/tujuan tertentu

d. Tipe-tipe keputusan
Dalam bukunnya Drs. Soewarno Handayaningrat mambagi tipe keputusan menjad tiga bagian, yaitu :
1. Keputusan kelompok atau organisasi ialah dimana seorang mempeunyai peranan sebagai anggota dari kelompok itu sendiri, keputusan ini adalah keputusan resmi dari kelompok atau organisasi dan pemimpin yang bertindak sebagai pejabat pelaksana.
2. Keputusan pribadi ialah keputusan yang dipertanggung jawabkan kepada setiap individu, sekalipun sebagai anggota dari organisasi.
3. Keputusan dasar ialah keputusan organisasi yangsangt penting, dan ini dianggap sebagai bentuk khusus dari pada keputusan pokok.



F. Da’i Sebagai Pengolah Informasi dalam Keberhasilan Berdakwah dan Hubungan Organisasi/Perusahaan Terhadap SIM-D

Informasi adalah data yang telah disusun sedemikian rupa sehingga bermakna dan bermanfaat karena dapat dikomunikasikan kepada seseorang yang akan menggunakannya untuk membuat keputusan. Oleh sebab itu, perlu dipahami bahwa pemakaian informasi jauh lebih penting karena informasilah yang akan dipakai untuk menunjang keputusan manajemen.

Kendati pun informasi dapat diperoleh dengan mudah, namun sesungguhnya masih banyak manager yang kekurangan informasi kalau yang dimaksud adalah informasi yang berkualitas baik. Informasi yang memiliki kualitas tinggi akan menentukan efektifitas keputusan-keputusan manajer. Burch dan Grundnitski menyebutkan adanya tiga pilar utama yang menentukan kualitas informasi, yaitu : akurasi, ketepatan waktu, dan relevansi. Syarat-syarat tentang informasi yang baik yang lebih lengkap diuraikan pula oleh parker. Berikut syarat-syarat yang dimaksud :
1. Ketersediaan (availability)
Syarat yang mendasar bagi suatu informasi adalah tersedianya informasi itu sendiri. Informasi harus dapat diperoleh bagi orang yang hemdak memanfaatkannya.
2. Mudah dipahami (comprehensibility)
Informasi harus dapat sipahami oleh pembuat keputusan, baik itu informasi yang menyangkut pekerjaan rutin maupun keputusan yang bersifat strategis. Informasi yang berbelit-belit hanya akan membuat kurang efektifnya keputusan manajemen.
3. Relevan
Dalam konteks organisasi, informasi yang diperlukan adalah yang benar-benar relevan dengan permasalahan, misi dan tujuan organisasi.



4. Bermanfaat
Sebagai konsekuensi dari syarat relevan, informasi juga harus bermanfaat bagi organisasi.
5. Tepat waktu
Syarat ini terutama sangat penting pada saat organisasi membutuhkan informasi ketika hendak membuat keputusan yang krusial.
6. Keandalan
Informasi harus diproleh dari sumber-sumber yang dapat diandalkan kebenarannya.
7. Akurat
Syarat ini mengharuskan bahwa informasi bersih dari kesalahan dan kekeliruan. Ini juga berarti bahwa informasi harus jelas dan secara akurat mencerminkan makna yang terkandung dari data pendukungnya.
8. Konsisten
Informasi tidak boleh mengandung kontradiksi didalm penyajiannya karena konsisten merupakan syarat penting bagi dasar pengambilan keputusan.

Tampak bahwa ada berbagai macam syart yng dipenuhi bagi informasi untuk kepentingan manajemen. Pengolahan data atau penyadian informasi harus memperhitungkan segi-segi waktu penyajian, isi, format maupun segi-segi lain dari informasi tersebut. Ini dapt dipahami karena didalam organisasi-organisasi modern, kualitas informasi yang dipergunakan dalam manajemen itulah yang akan menentukan efisien dan efektifitas organisasi.